Эта глава посвящена методам, которые использует квалифицированный SADT-аналитик для изучения предметной области и технологии получения от экспертов сведений о системе, подлежащей описанию. Практики SADT называют эту технологию сбором данных, а в информатике она больше известна как опрос (интервьюирование) или извлечение знаний. Но как бы она не называлась, способность собрать необходимую информацию, основанную на знаниях экспертов, весьма существенна для построения точной и полезной модели. Поэтому технология сбора информации составляет важную часть методологии SADT.

Опрос - это сбор сведений. Первый опрос служит точкой отсчета в процессе моделирования. Чтобы провести опрос, аналитик вначале выбирает наилучший источник информации (документ или конкретного человека), а затем организует его "опрос". Цель опроса - получение порции информации, необходимой для начала либо для продолжения построения определенной части модели. После первого опроса sadt - модель используется для определения той информации, которую необходимо получить в ходе следующего опроса. В соответствии с иерархией модели может быть проведена последовательность опросов для выяснения все более конкретных деталей рассматриваемой области.

SADT-аналитики используют свои модели для более сфокусированного опроса и оптимизации затрат времени на работу с источниками информации. Это повышает эффективность работы, сокращает время на повторное рассмотрение неясных или забытых деталей и уменьшает вероятность повторно задавать вопросы одному и тому же эксперту. При таких условиях эксперты более охотно отвечают на вопросы аналитиков и тем самым спасают аналитические проекты от одного из "убийц" - прекращения потока информации.

7.1. Источники информации

Наблюдение за работой моделируемой системы - хорошая стратегия получения информации. Оно должно проводиться всегда, когда есть такая возможность. Через наблюдение, а возможно, и участие аналитики получают информацию о происходящих день за днем операциях из первых рук. Во время наблюдения за работой системы часто возникают вопросы, которые никогда бы не появились, если бы аналитик только читал документы или разговаривал с экспертами. Стратегией наблюдения слишком часто пренебрегают, а потому мы призываем аналитиков пользоваться ею чаще. Однако следует соблюдать осторожность. Слишком долгие наблюдения могут привести к избыточному привыканию к текущему состоянию дел. Из-за потери объективности можно не увидеть альтернативные пути описания функций системы.

Анкетирование проводится для того, чтобы опросить большие группы экспертов в сжатые сроки. Его можно использовать, например, когда необходимо быстро получить сведения о работе какой-либо определенной части системы с разных позиций. Анкетирование при опросе экспертов позволяет выявить, какие части системы более всего нуждаются в улучшении. На практике, однако, информация, полученная от экспертов с помощью анкет, оказывается малодостоверной. Мы советуем использовать анкеты только после достаточного знакомства с системой, когда вы сможете задавать конкретные, четко сформулированные вопросы. Тогда у вас больше вероятности быть правильно понятыми и получить точные ответы.

Иногда опытные аналитики исследуют большое число систем определенного типа (например, производство, телефонная сеть, бухгалтерия). В ходе многих проектов они приобретают фундаментальные знания в соответствующей предметной области, относительно определенного класса систем. Такие знания очень полезны, поскольку для многих различных систем существуют общие понятия. Эти понятия могут иметь широкое применение. Если вы хорошо знаете предметную область, то можете стать сами источником информации. Мы рекомендуем проводить самоопрос с тем, чтобы получить максимальную пользу от своих знаний. В то же время при этом следует проявлять осторожность в использовании такой стратегии, потому что у вас может не хватать знаний, специфических для рассматриваемой системы. Когда вам нужна специфика, не полагайтесь на себя, лучше опросите экспертов.

Еще одна полезная стратегия - придумать описание и дать его экспертам для корректировки. Придуманные описания могут дать альтернативные схемы функционирования системы - схемы, о которых эксперты никогда не думали. Однако для реализации таких схем нужна поддержка. Мы советуем автору предварительно изучить предметную область и найти хотя бы одну доброжелательно настроенную группу экспертов, прежде чем пытаться придумать описание. В этом случае описание будет иметь шансы отразить реальность. Придуманные описания могут, однако, потерпеть неудачу, если эксперты не готовы воспринимать новые возможности. В идеале, прежде чем прибегать к этой стратегии, автор должен установить надежные контакты с несколькими экспертами.

7.2. Типы опроса

Классификация опросов приведена здесь по двум причинам. Во-первых, очень важно осознавать основную задачу опроса. Ясно понятая цель позволяет направлять беседу в нужное русло. Во-вторых, аналитик получает возможность сортировать различную информацию, собранную при опросе эксперта. Обычно эксперт рассказывает о том, как идет дело в настоящее время, что не в порядке и что следует предпринять. Классификация опросов позволяет расставить по своим местам все типы фактов.

7.3. Процесс опроса

Мы советуем опрос проводить стандартным образом для всех типов источников информации. Наша цель - формализировать этот процесс так, чтобы максимизировать поток информации и предупредить возникновение ситуаций, мешающих достигнуть цели опроса. Для этого мы рекомендуем подход, подразумевающий три этапа: подготовку, проведение опроса и завершение.

7.3.1. Подготовка

Подготовка к опросу приобретает решающее значение, если у вас есть только единственная возможность поговорить с экспертом (например, с президентом компании или генералом). Кроме того, она поможет вам оптимизировать время, которое вы проведете с источником информации, и получить надежный поток информации.

После выбора собеседника договоритесь с ним о скорой, насколько это возможно, встрече. Установите цель встречи и ограничьте беседу в пределах часа или менее. Информационный поток, как правило, иссякает через час, поэтому не рассчитывайте обсудить больше чем возможно за это время. Если тематика обширна, найдите способ разбить беседу на несколько часовых встреч.

Установите программу беседы сразу же, как договоритесь о встрече. Определите круг обсуждаемых проблем и запишите конкретные вопросы, особенно те, на которые необходимо получить ответы для продолжения работы. В ходе формирования программы изучите доступную исходную информацию. Обратитесь к соответствующим документам и терминологическим справочникам и используйте SADT-модель, чтобы проще выделить круг ваших вопросов. Наконец, не забудьте согласовать ваши приготовления со всей группой проектирования. Последнее, что вам может понадобиться - это беседа с тем, кто только вчера разговаривал с вашим коллегой именно на ту тему, которую вы хотите обсудить. Правильная координация позволяет сберечь время эксперта и минимизирует дублирование действий авторами модели.

7.3.2. Проведение опроса

В проведении опроса самое важное правильно организовать и поддерживать поток информации от эксперта к вам. Мы советуем потратить время на обдумывание верного начала опроса, при сборе информации по возможности использовать записи, заканчивать разговор плавно. Обсудим подробнее каждый из этих пунктов.

Начиная разговор, не забудьте представиться и сформулировать цель встречи. Это поможет избежать недоразумений и даст беседе правильное направление. Кроме того, обговорите возможность ведения записей. Заверьте эксперта в конфиденциальности беседы и в том, что впоследствии ему будет предоставлена возможность внести поправки в ваши записи. Затем сформулируйте первый вопрос. Помните, что первый вопрос часто задает тон всему разговору, поэтому хорошо продумайте его.

Когда вы считаете нужным закончить опрос, завершайте беседу плавно. Кратко подытожьте основные пункты и сделайте обзор полученных сведений, которые могут быть опущены или неверно истолкованы. Договоритесь о времени следующей встречи, если она нужна, и получите рекомендации для ближайших опросов. Поставьте эксперта в известность, когда и как вы собираетесь использовать полученную информацию и когда вы пришлете ему материал на рецензирование.

7.3.3. Завершение

Всегда оформляйте материалы опроса сразу же после встречи с экспертом. В этом случае немедленно возникает обратная связь, и вы минимизируете возможность потери важной информации. Просмотрите и закончите ваши заметки, а потом составьте SADT-глоссарий как средство определения новых понятий и терминологии. Затем набросайте диаграмму, определяя, какие еще следует задать вопросы и какие области исследовать. Как можно скорее сделайте хорошие копии этих диаграмм и глоссариев, сформируйте из них небольшой пакет материалов для рецензирования (папку) и отправьте ее эксперту,

7.4. Что нужно помнить при опросе

7.5. Резюме

Опросы - это способ получения аналитиками знаний о предметной области. Обычными источниками информации являются эксперты, хотя документы, наблюдения и анкетирование тоже удобны. Прежде чем провести опрос информационного источника, аналитик определяет, какой тип опроса самый подходящий - опрос для сбора фактов или определения проблемы, совещание для принятия решений или диалог автор/читатель. Перед началом опроса аналитик должен провести подготовку, подобрав нужных собеседников, договорившись о встрече, утвердив повестку дня и изучив сопутствующую информацию. Первостепенное значение для опроса имеют правильное начало, поддержание потока информации и правильное завершение. Хорошо, если вы просмотрите свои записи сразу после опроса, чтобы убедиться, что в них зафиксированы все важные моменты.

Дополнительная литература

Bravoco, R.: "Supplementary Information Concerning Interview Standards and Techniques", SofTech, June 1976.

FitzGerald, J., and A. Fitz Gerald: Fundamentals of Systems Analysis, John Wiley, New york, 1973.

Freeman, P.: "Why Johnny Can't Analyze", Systems Analysis and Design: A Foundation for the 1980s Workshop Proceedings, September 1980.

Gorden, R.: Interviewing: Strategy, Techniques and Tactics, Dorsey Press, 1980.

Hartman, Matthes, and Proeme: Management Information Systems Handbook, McGraw-Hill, New York, 1968.

Kahn and Cannel: The Dynamics of Interviewing Theory, Techniques and Cases, John Wiley, New York, 1966.

Mumford, E.: Designing Human Systems for New Technology, Manchester Business School, Manchester, England, 1983.

Parkin, A.: Systems Analysis, Little Brown, Boston, 1980.

SofTech, Inc.: "Practical Aspects Of Data Collection, IDEFO Architects Guide", SofTech Deliverable no. 7500-10, September 1979.

Weinberg, G.: Rethinking Systems Analysis and Design. Little Brown, Boston, 1982.