Бизнес-кейс. Глава 3

Глава 3.
Сценарии затрат

3.1 Введение

Разумные решения об инвестициях должны учитывать все затраты, связанные с инвестициями, независимо от того, кто осуществляет затраты. БК должен базироваться на общей оценке затрат на систему (от инициации, через разработку и внедрение, и оценку ежегодных затрат на последующие 5 лет эксплуатации).

Эта глава поможет идентифицировать и квантифицировать затраты как прямые, так и косвенные , предполагаемых ИТ-инвестиций.

3.2 Оценка прямых затрат на разработку и внедрение

Эти затраты могут быть существенными и должны тщательно учитываться. К счастью, затраты такого типа, в основном, хорошо документируются и легко определяются за исключением случаев, когда проект включает новые технологии или программные приложения.

Основные категории направлений затрат на разработку и внедрение:

	аппаратное обеспечение и периферия;
	пакеты программного обеспечения;
	начальный сбор данных или конвертация архивных данных;
	телекоммуникационное оборудование;
	обновление функциональных возможностей, включая разработку и обновление сайтов;
	пользовательская спецификация;
	проектирование и программирование;
	офисное оборудование и фурнитура и др. аксессуары;
	начальное обучение пользователя;
	оборудование рабочих мест вовлеченных сотрудников;
	стыковки с параллельно и последовательно действующими системами;
	обеспечение качества и проверки после внедрения.

3.3 Оценка прямых затрат на жизненном цикле инвестиций

Должны быть оценены затраты как на эксплуатацию, так и на разработку и внедрение вариантов:

	заработная плата ИТ-персонала;
	инсталляция и обновление программного обеспечения;
	обслуживание вычислительной техники;
	поддержка пользователей;
	обучение;
	телекоммуникации;
	проверки и аудиты.

3.4 Оценка косвенных или скрытых затрат

Большинство вариантов ИТ-инвестиций содержат в себе косвенные или скрытые затраты. В некоторых случаях они могут превышать прямые затраты. Например, скрытые затраты на локальные и территориальные сети могут в 3 раза превышать прямые затраты. (В 1992 исследования Nolan, Norton & Co., Managing End User Computing, показали скрытые затраты на рабочую станцию от $6,000 до $12,000 ежегодно в сравнении с прямыми затратами от $2,000 до $6,500).

Причины скрытых затрат обусловлены следующими факторами:

3.4.1 Начальное снижение производительности

Сначала производительность может упасть, когда персонал начнет обучаться работе на новых ИТ-инструментах. Иногда внутренние компьютерные «эксперты», в принципе способные помочь персоналу, решают проблемы других людей, а не занимаются собственной работой. Другой причиной упадка производительности может являться поручение не профессионалам исполнение функций ИТ-поддержки..

3.4.2 Корпоративная ИТ-поддержка

Распределенная коммуникационная среда требует поддержки, которая включает управление сетью, управление данными с целью защиты целостности данных, безопасности и политики управления информацией, а также «горячую» линию поддержки пользователей.

3.4.3 Корпоративное руководство

Анализируя ИТ-проект, должно приниматься в расчет корпоративное руководство, включая администрацию и управление персоналом, финансы и обеспечение. Простой способ учесть такие затраты состоит в расчете процента персонала, затронутого ИТ-инвестициями, и умножении этого процента на общую величину затрат на функции корпоративного руководства, не затрагиваемого ИТ-инвестициями.

3.4.4 Персонал

Реализация ИТ-проектов часто приводит к экономии человеческих ресурсов. Поэтому, на ранних стадиях реализации проекта ИТ-стратегии и планы должны включать анализ влияния человеческого фактора на учет составлющих и компетенции рабочей силы. Ситуации, в которых анализ наиболее критичен, это те, когда происходят изменения в рабочих операциях, лежащих в основе программы. Например, инициатива по реинжинирингу бизнес процессов позволяет организации управлять потоками человеческих ресурсов в соответствии с переназначениями и изменениями. Если сотрудники не могут быть переназначены, менеджеры должны проводить легитимную политику по сокращению персонала. Последняя может привести к увеличению расходов. Таким образом, полный учет расходов и риска является необходимым.

3.5 Учет клиентских затрат

ИТ-проекты могут увеличить расходы клиентов, особенно, если компания свои затраты переносит на клиентов. Например, ИТ-проект может поставить «сырые», непроверенные данные клиенту, которые потом будут интерпретированы как дополнительная услуга, выгоды которой перевешивают дополнительные затраты. В этом примере клиент теперь несет издержки на анализ информации, которая стала более сложной и более гибкой.

Клиентские затраты могут быть прямыми и косвенными. Они сходны в этом смысле с корпоративными затратами и должны тщательно учитываться. Например, клиенты могут не иметь совместимых систем, однако, в некоторых случаях бывает необходимым предположить, что некоторые клиенты уже оборудованы для работы в предлагаемой системе или будут оборудованы своими силами даже, если система не будет внедрена.

Заключение

При проведении анализа БК необходимо рассматривать различные типы затрат, связанных с реализацией ИТ-проекта:

	прямые затраты на разработку и внедрение ИТ-проекта;
	прямые затраты на жизненном цикле ИТ-проекта;
	косвенные и скрытые затраты;
	затраты клиента
	затраты в масштабе предприятия.

Составлено на основе обощения и доработок материалов, представленных на сайте
www.cio-dpi.gc.ca

См. оригинал ( Англ. Разработка и использование БК в IT-проектах )